Datenschutzerklärung

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

GraduateCenterLMU Portal

2. Verantwortlich für die Datenerhebung

Ludwig-Maximilians-Universität München
gesetzlich vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Dr. Bernd Huber
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Organisationseinheit bzw. Dienststelle für die Datenverarbeitung:

Ludwig-Maximilians-Universität München
GraduateCenterLMU
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Telefon: +49 (0)89 2180-9730
E-Mail: graduatecenter@lmu.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Kontaktformular: https://www.lmu.de/datenschutz

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1. Zwecke

Abhängig davon, ob Sie sich im GraduateCenterLMU Portal für Veranstaltungen anmelden oder einen Förderantrag stellen, verarbeiten wir Ihre Daten zu den unter 4.1.1. bis 4.1.3. aufgeführten Zwecken.

Bei der ersten Nutzung des GraduateCenterLMU Portals müssen Sie ein Benutzerkonto anlegen, indem Sie unter "Neues Benutzerkonto" die folgenden Daten – soweit erforderlich bzw. zutreffend – eingeben und absenden: E-Mail-Adresse, Anrede, ggf. akadem. Grad, Vorname, Nachname, Telefon, Fakultät, Institut, Status, ggf. Betreuer*in, ggf. Promotionsprogramm, ggf. (geplanter) Beginn bzw. Datum der Promotion. Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit der Aufforderung, die Einrichtung Ihres Benutzerkontos zu bestätigen und Ihr Passwort festzulegen. Das Double-Opt-In-Verfahren nutzen wir, um die missbräuchliche Nutzung von E-Mail-Adressen auszuschließen. Sobald Sie Ihr Benutzerkonto bestätigt und Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich für Veranstaltungen des GraduateCenterLMU anmelden, sich ggf. davon abmelden, ggf. Veranstaltungsunterlagen hoch- oder herunterladen oder einen Förderantrag stellen. Die von Ihnen in Ihrem Benutzerkonto hinterlegten Daten können Sie jederzeit selbst aktualisieren.

4.1.1. Veranstaltungen

Der Zweck der Datenverarbeitung besteht in der Durchführung von Veranstaltungen des GraduateCenterLMU. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. gemäß Art. 6 Abs. 2 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns für den genannten Zweck zur Verfügung gestellt haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG) – d.h. neben den im Benutzerkonto erhobenen Daten (s. 4.1.) Ihre Veranstaltungsanmeldungen, ggf. die im Rahmen einer Veranstaltungsanmeldung zusätzlich erhobenen Angaben, ggf. Vorarbeiten für die Veranstaltungen –, sowie Informationen zum Teilnahmestatus pro Veranstaltung. Die Daten verwenden wir, um ggf. Ihre Zugehörigkeit zur LMU zu erkennen, um die Teilnehmer*innen gemäß Teilnahmebedingungen für Veranstaltungen auszuwählen, um Sie über den Stand Ihrer jeweiligen Anmeldung zu informieren (Zusage, Absage, Warteliste), Ihnen ggf. einen freigewordenen Platz anzubieten, Sie an die jeweilige Veranstaltung zu erinnern, Ihnen ggf. Informationen oder Unterlagen zur Veranstaltung zuzusenden oder bereitzustellen und Sie zur Evaluation der Veranstaltung aufzufordern. Die Daten werden ausschließlich in anonymisierter Form ggf. für hochschulinterne Berichte verwendet.

4.1.2. LMU-Reiseförderung

Der Zweck der Datenverarbeitung besteht in der Durchführung des Förderprogramms "LMU-Reiseförderung". Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. gemäß Art. 6 Abs. 2 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns für den genannten Zweck zur Verfügung gestellt haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG) – d.h. neben den im Benutzerkonto erhobenen Daten (s. 4.1.) Ihre Anschrift, Angaben zu Ihrem Status, zu weiteren Reiseförderungen, zu Ihrem Promotionsprojekt und zur geplanten Reise, Ihren Lebenslauf, ein Motivationsschreiben und ein Einladungs- oder Registrierungsschreiben für die geplante Reise –, sowie ein Gutachten zu Ihrem Antrag. Die Daten verwenden wir, um Ihre Berechtigung zur Antragstellung zu überprüfen, um die zur jeweiligen Antragsfrist eingereichten Anträge vergleichend zu bewerten und um mit Ihnen zu kommunizieren. Die Daten werden ausschließlich in anonymisierter Form ggf. für hochschulinterne Berichte verwendet. Im Falle der Bewilligung einer LMU-Reiseförderung erheben wir mit Hilfe eines Formulars zusätzlich Ihre Bankverbindung und fordern von Ihnen einen Reisebericht sowie die Originalbelege ein, um Ihnen die Reiseförderung auszahlen zu können. 

4.1.3. LMU-Abschlussstipendium

Der Zweck der Datenverarbeitung besteht in der Durchführung des Förderprogramms "LMU-Abschlussstipendium" sowie der Erfüllung der damit einhergehenden Berichtspflicht der LMU. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. gemäß Art. 6 Abs. 2 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns für den genannten Zweck zur Verfügung gestellt haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG) – d.h. neben den im Benutzerkonto erhobenen Daten (s. 4.1.) Ihre Anschrift, Angaben zu Ihrem Status, zu Ihrem Promotionsprojekt, zum beantragten Stipendium einschließlich Arbeits- und Zeitplan und ggf. Angaben zu voraussichtlichen zusätzlichen Einnahmen, Ihren Lebenslauf, das Zeugnis Ihres letzten Hochschulabschlusses, ein Motivationsschreiben sowie zwei Gutachten zu Ihrem Antrag. Die Daten verwenden wir, um Ihre Berechtigung zur Antragstellung zu überprüfen, um die zur jeweiligen Antragsfrist eingereichten Anträge vergleichend zu bewerten, um mit Ihnen zu kommunizieren und um Ihnen im Falle der Bewilligung eines Abschlussstipendiums die Fördermittel auszuzahlen. Hierzu erheben wir mit Hilfe eines Formulars zusätzlich Ihre Bankverbindung. Aufgrund unserer Berichtspflicht fordern wir von Ihnen nach Abschluss der Förderung einen Bericht ein und erkundigen uns ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Abschluss Ihrer Promotion.

Relevante Daten werden in anonymisierter Form für Berichte im Rahmen der Exzellenzstrategie sowie ggf. für hochschulinterne Berichte verwendet.

4.2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der DSGVO, des BayDSG und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Durchführung von Veranstaltungen bzw. Förderprogrammen erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Daten, die im Zusammenhang mit dem LMU-Abschlussstipendium verarbeitet werden, werden außerdem im Rahmen der Berichtspflicht gemäß der Verwaltungsvereinbarung zwischen Bund und Ländern zur Exzellenzstrategie vom 16.06.2016 verarbeitet.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der Ludwig-Maximilians-Universität München erhalten nur diejenigen Personen bzw. Bereiche Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke benötigen.

Eine Weitergabe an Dritte oder in ein Drittland erfolgt ggf. wie unten angegeben sowie wenn eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Soweit Daten durch einen Dritten, z.B. IT-Dienstleister, verarbeitet werden müssen, erfolgt dies im Rahmen des geltenden Rechts und auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages.

5.1. Veranstaltungen

Ihre Daten werden zum Teil (Vor- und Nachname, Fakultät sowie ggf. die im Rahmen einer Veranstaltungsanmeldung zusätzlich erhobenen Angaben sowie ggf. angeforderte Vorarbeiten für die Veranstaltung) ggf. an die jeweilige LMU-externe Leitung der Veranstaltung weitergegeben, damit diese die jeweilige Veranstaltung vorbereiten sowie die Anwesenheit der Angemeldeten überprüfen kann.

5.2. LMU-Reiseförderung

Ihre Daten werden ggf. im Rahmen der Auszahlung der LMU-Reiseförderung an die zuständigen Stellen weitergegeben.

5.3. LMU-Abschlussstipendium

Ihre Daten werden ggf. im Rahmen der Auszahlung des LMU-Abschlussstipendiums an die zuständigen Stellen weitergegeben. Gemäß der Berichtspflicht im Rahmen der Exzellenzstrategie werden die relevanten Daten in anonymisierter Form an das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst übermittelt und von dort an das Bundesministerium für Bildung und Forschung weitergeleitet.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Ihre Daten werden nicht in rein automatisierten Verarbeitungsprozessen zur Herbeiführung einer Entscheidung verarbeitet.

7. Informationen zur Datenverarbeitung

7.1. Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

7.2. Verwendung von aktiven Komponenten und Cookies

Im Informationsangebot der LMU werden JavaScript-Anwendungen verwendet, hauptsächlich für navigatorische Elemente, z.B. feldabhängige Sichtbarkeiten in Formularen. Dabei werden keine persönlichen Daten gespeichert. Die Verwendung dieser Funktionalitäten kann durch Einstellung Ihres Browserprogramms ausgeschaltet werden. Durch die Abschaltung kann die Darstellung einiger Elemente beeinträchtigt sein.

In diesem Webauftritt werden sogenannte "Cookies" verwendet, die dazu dienen, die Online-Erfahrung und Online-Zeit des Nutzers individuell auszugestalten und zu optimieren. Ein Cookie ist eine Textdatei, die entweder temporär im Arbeitsspeicher des Computers abgelegt ("Session-Cookie") oder auf der Festplatte gespeichert wird ("permanenter Cookie"). Cookies enthalten z.B. Informationen über die bisherigen Zugriffe des Nutzers auf den entsprechenden Server bzw. Informationen darüber, welche Angebote bisher aufgerufen wurden.

In diesem Webauftritt werden sowohl Session-Cookies als auch permanente Cookies verwendet.

Session-Cookies:
Session-Cookies werden zur Login-Authentifizierung und zum Load-Balancing (Ausgleich der System-Belastung) verwendet. Sie werden nicht auf der Festplatte des Nutzers gespeichert. Mit dem Schließen des Browsers werden sie gelöscht.

Permanente Cookies:
Permanente Cookies dienen dazu, die persönlichen Nutzungseinstellungen, die ein Nutzer bei der Nutzung der Services eingibt, zu speichern, so dass eine Personalisierung und Verbesserung der Services vorgenommen werden kann. Durch die permanenten Cookies wird sichergestellt, dass der Nutzer bei einem erneuten Besuch dieser Webseiten seine persönlichen Einstellungen wieder vorfindet. Diese Dienste speichern die vom Cookie übermittelten Daten ausschließlich anonym. Eine Zuordnung zur IP-Adresse des Nutzers wird nicht vorgehalten.

Cookies in diesem Webauftritt:

  • Drupal_l10n_client (zur Speicherung der vom Nutzer vorgenommenen Spracheinstellungen)
  • DrupalModuleFilter (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • Drupal.tableDrag.showWeight (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • has_js (zur Feststellung, ob im Browser des Nutzers JavaScript aktiviert ist oder nicht)

Vermeidung von Cookies:
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies abzulehnen. Dies geschieht in der Regel durch die Wahl der entsprechenden Option in den Einstellungen des Browsers oder durch zusätzliche Programme. Näheres ist der Hilfe-Funktion des vom Nutzer verwendeten Browsers zu entnehmen. Entscheidet sich der Nutzer für die Ausschaltung von Cookies, kann dies den Leistungsumfang des Services mindern und sich bei der Nutzung der Dienste dieser Webseiten negativ bemerkbar machen.

7.3. Protokollierung und Erstellung von Logfiles

Wegen aufgetretener sicherheitsrelevanter Ereignisse, z.B. durch versuchte Hackerangriffe, werden bei jedem Zugriff auf alle zentral gehosteten Webseiten relevante Zugriffsdaten gespeichert. Der Internet-Server der LMU wird für die LMU durch ihre IT-Abteilung (Dezernat VI, Geschwister-Scholl-Platz 1, 80539 München, E-Mail: it.internet@verwaltung.uni-muenchen.de) betrieben.

Je nach verwendetem Zugriffsprotokoll beinhaltet der Protokolldatensatz Angaben mit folgenden Inhalten:

  • IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
  • vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (Dateiname etc.)
  • Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt etc.)
  • Name der angeforderten Datei
  • URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
  • Informationen zum Browsertyp
  • Betriebssystem des Nutzers
  • Internetseiten, von denen das System des Nutzers auf die Internetseite der LMU gelangt
  • Internetseiten, die über die Internetseiten der LMU aufgerufen werden

Zweck und Rechtsgrundlage der Protokollierung:
Die gespeicherten Daten werden zu Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe, für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Internetseite auf den Internetserver und – in anonymisierter Form – zur Optimierung des Internetangebotes verwendet. Eine vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist auch erforderlich, um eine Auslieferung der Internetseite der LMU an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse auch für die Dauer der Nutzung der Sitzung gespeichert bleiben. Eine Speicherung zusammen mit anderen personenbezogenen Daten an der LMU findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG.

Aufbewahrungsdauer:
Die protokollierten Daten werden maximal für die Dauer von sieben Tagen gespeichert und dann gelöscht. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, sofern ein sicherheitsrelevanter Verstoß festgestellt wurde. Unabhängig davon ist eine darüber hinausgehende Speicherung möglich. In diesem Fall wird Ihre IP-Adresse gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Auswertung der Protokollierung:
Die Auswertung der Protokolldaten erfolgt durch die zuständige IT-Abteilung (Dezernat VI, Geschwister-Scholl-Platz 1, 80539 München, E-Mail: it.internet@verwaltung.uni-muenchen.de) im Auftrag der LMU unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Soweit die Daten zur Bereitstellung der Internetseite und die Speicherung der Daten in den Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich sind, besteht für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Dauer der Speicherung der Daten bestimmt sich nach den gesetzlichen Vorschriften und den Teilnahme- oder Förderbedingungen des GraduateCenterLMU. Die Daten werden gelöscht, sobald und soweit sie für die genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht mehr benötigt werden.

Ihr Benutzerkonto wird gelöscht, sobald Sie sich zwei Jahre lang nicht im GraduateCenterLMU Portal angemeldet haben.

Für den Fall des Widerrufs der Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit die Daten nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder aufgrund der Teilnahme- oder Förderbedingungen des GraduateCenterLMU noch benötigt werden.

8.1. Veranstaltungen

Ihre Anmeldungen zu einzelnen Veranstaltungen werden jeweils mit Ablauf des folgenden Kalenderjahres gelöscht. Die Speicherung der Anmeldungen für diesen Zeitraum ist erforderlich, damit die Einhaltung der Teilnahmebedingungen überprüft werden kann. Ihre Daten werden auch gelöscht, falls das Veranstaltungsangebot des GraduateCenterLMU eingestellt wird.

8.2. LMU-Reiseförderung

Anträge, die bis zur jeweiligen Antragsfrist nicht eingereicht wurden, werden nach Ablauf der Frist gelöscht.

Die E-Mail mit dem Gutachten zu Ihrem Antrag wird nach der Speicherung des Gutachtens im GraduateCenterLMU Portal gelöscht.

Im Falle einer Ablehnung Ihres Antrags werden die im Rahmen der Beantragung zusätzlich zum Benutzerkonto erhobenen Daten sowie das eingegangene Gutachten und die Ablehnungsnachricht spätestens drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht.

Im Falle einer Bewilligung einer LMU-Reiseförderung werden die zusätzlich zum Benutzerkonto erhobenen Daten sowie das eingegangene Gutachten spätestens drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Die für die finanzielle Abwicklung der Reiseförderung erforderlichen Daten sowie die Originalbelege werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet. Der von Ihnen nach Abschluss der Reise einzureichende Bericht wird nach der Auszahlung der Reiseförderung gelöscht bzw. vernichtet.

8.3. LMU-Abschlussstipendium

Anträge, die bis zur jeweiligen Antragsfrist nicht eingereicht wurden, sowie ggf. dazugehörende Gutachten werden nach Ablauf der Frist gelöscht.

Die E-Mails mit den Gutachten zu Ihrem Antrag werden jeweils nach der Speicherung der Gutachten im GraduateCenterLMU Portal gelöscht.

Im Falle einer Ablehnung des Antrags werden die im Rahmen der Beantragung zusätzlich zum Benutzerkonto erhobenen Daten sowie die eingegangenen Gutachten und das Ablehnungsschreiben spätestens drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens mit folgender Ausnahme gelöscht:

Die personenbezogenen Daten, die den aggregierten Daten zugrunde liegen, die im Rahmen der Berichtspflicht aus der Exzellenzstrategie übermittelt werden müssen, werden bis zum Ende der Förderung der LMU als Exzellenzuniversität gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet.

Im Falle einer Bewilligung eines LMU-Abschlussstipendiums werden die zusätzlich zum Benutzerkonto erhobenen Daten sowie die eingegangenen Gutachten spätestens drei Monate nach Abschluss des jeweiligen Förderzeitraums mit folgenden Ausnahmen gelöscht:

Die für die finanzielle Abwicklung des Abschlussstipendiums erforderlichen Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet. Die personenbezogenen Daten, die den aggregierten Daten zugrunde liegen, die im Rahmen der Berichtspflicht aus der Exzellenzstrategie übermittelt werden müssen, werden bis zum Ende der Förderung der LMU als Exzellenzuniversität gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet.

Der von Ihnen nach Abschluss der Förderung einzureichende Bericht wird spätestens ein Jahr nach Abschluss des jeweiligen Förderzeitraums gelöscht bzw. vernichtet.

9. Betroffenenrechte

Entsprechend den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, prüft die zuständige Dienststelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Beschwerden an die unter Ziffer 2 genannte Dienststelle. Darüber hinaus steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (https://www.datenschutz-bayern.de).