Privacy Policy

(English translation will be available soon.)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

My GSN-Portal – Studierenden- und Promovierendenauswahlverfahren und -verwaltung

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständiger Organisationsbereich für die Datenverarbeitung
Graduate School of Systemic Neurosciences (GSN) der Ludwig-Maximilians-Universität München
BioCenter
Großhaderner Str. 2
82152 Planegg-Martinsried
Telefon: +49 (0)89 2180 74178
E-Mail: gsn@lmu.de

3.Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Kontaktformular: https://www.lmu.de/datenschutz

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1. Bewerbungs- und Auswahlverfahren

Zweck der Datenerhebung ist es, die gesetzmäßigen Aufgaben der Universität München zu erfüllen, eine rechtmäßige Prüfung Ihrer Bewerbung vornehmen zu können sowie das jeweilige Verfahren nach den Vorgaben der relevanten rechtlichen Bestimmungen durchführen zu können. Hierfür speichern wir die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten, soweit diese für die Zulassung von Belang sind. Auf Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten prüfen wir, ob Sie zum Studium bzw. Promotionsstudium zugelassen werden können. Hierbei geht es um die Aufnahme in einen Master- bzw. Ph.D.-Studiengang im Rahmen der Graduate School Systemic Neurosciences (GSN) oder in den Masterstudiengang Neuro-cognitive Psychology (NCP). Dieses Verfahren ist der Immatrikulation bei der Studentenkanzlei bzw. beim Referat für Internationale Angelegenheiten (für die ein separater Immatrikulationsantrag gestellt werden muss) vorgeschaltet.

Ihre Daten werden auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO
  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2, 3 Buchst. b DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Masterstudiengang Neurosciences (2018) vom 29. November 2019 bzw. der Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Masterstudiengang Neuro-cognitive Psychology (2019) vom 27. Januar 2020 bzw. der Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Promotionsstudiengang Systemic Neurosciences vom 15. März 2010, berichtigt am 6. Juni 2011, einschließlich Änderungssatzungen bzw. in der jeweils geltenden Fassung
  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. Art. 64 i.V.m. Art. 42 Abs. 4 BayHSchG

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihre Bewerbung nicht bearbeitet werden.

4.2. Durchführung und Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums im Rahmen der GSN

Ihre Daten werden verarbeitet

  • für die Durchführung und Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums
  • für statistische Zwecke und für Berichtszwecke
  • ggf. bei gesondert erteilter Zustimmung für die Veröffentlichung auf der Website der GSN

Ihre Daten werden auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. Art. 64 i.V.m. Art. 42 Abs. 4 BayHSchG
  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 42 Abs. 4 BayHSchG bzw. Art. 64 Abs. 3 i.V.m. Art. 42 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 bis 4, 6 und 12 BayHSchG sowie ggf. Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG und § 5 HStatG in der jeweils geltenden Fassung; ggf. Verwendungsrichtlinien „Bedingungen für Förderverträge mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) über Exzellenzcluster im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder“ in der jeweils geltenden Fassung
  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2, 3 Buchst. b DSGVO i.V.m. Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Masterstudiengang Neurosciences (2018) vom 29. November 2019 bzw. Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Promotionsstudiengang Systemic Neurosciences vom 15. März 2010, berichtigt am 6. Juni 2011, einschließlich Änderungssatzungen; § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München vom 11. Februar 2019 in der jeweils geltenden Fassung; Art. 26 Abs. 1 BayDSG, Art. 4, 10 BayArchivG
  • Ggf. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus Art. 64 Abs. 3 BayHSchG bzw. § 5 HStatG bzw. Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Masterstudiengang Neurosciences (2018) vom 29. November 2019 bzw. Prüfungs- und Studienordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für den Promotionsstudiengang Systemic Neurosciences vom 15. März 2010, berichtigt am 6. Juni 2011, einschließlich Änderungssatzungen sowie – soweit maßgebend – § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München sowie – soweit maßgebend - Verwendungsrichtlinien „Bedingungen für Förderverträge mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) über Exzellenzcluster im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder“. Die Graduate School of Systemic Neurosciences benötigt Ihre Daten, um Ihr Studium bzw. Promotionsstudium zu verwalten und ggf. statistische Anforderungen und Berichtspflichten erfüllen zu können.

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Studium bzw. Promotionsstudium nicht durchgeführt werden.

4.3. Verwaltung der Personen, die am Auswahlverfahren und/oder an der Durchführung und Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums beteiligt sind

Ihre Daten werden verarbeitet

  • für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren und/oder die Durchführung und Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums
  • für Berichtszwecke
  • bei gesondert erteilter Zustimmung für die Veröffentlichung auf der Website der GSN

Ihre Daten werden auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2, 3 Buchst. b DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden, soweit erforderlich,

  • der Graduate School Systemic Neurosciences (GSN) (wissenschaftliches Personal, Verwaltungspersonal, Ständige Kommission der GSN) bzw. dem Master Program in Neuro-Cognitive Psychology (NCP)
  • im Rahmen des Auswahlverfahrens Wissenschaftler*innen anderer Hochschulen und Forschungseinrichtungen im Inland, die prüfungsberechtigt sind nach Art. 62 Abs. 1 Satz 2 BayHSchG i.V.m. der HSchPrüferV
  • ggf. im Rahmen von Prüfungen den jeweils beteiligten Wissenschaftler*innen anderer Hochschulen und Forschungseinrichtungen im In- und Ausland, die prüfungsberechtigt sind nach Art. 62 Abs. 1 Satz 2 BayHSchG i.V.m. der HSchPrüferV
  • der Zentralen Universitätsverwaltung der Ludwig-Maximilians-Universität München (für die IT-Administration, zum Erstellen von Statistiken)
  • ggf. dem Bayerischen Landesamt für Statistik (Datenweitergabe in pseudonymisierter Form)
  • ggf. der Deutschen Forschungsgemeinschaft im Rahmen der Berichtsplicht für das Exzellenzcluster „Munich Cluster for Systems Neurology (SyNergy)“
  • ggf. dem Universitätsarchiv zur Erfüllung der Archivierungspflicht

übermittelt bzw. bereitgestellt. Eine unbefugte Weitergabe an Dritte oder in ein Drittland erfolgt nicht.

6. Informationen zur Datenverarbeitung

6.1. Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

6.2. Verwendung von aktiven Komponenten und Cookies

Im Informationsangebot der LMU werden JavaScript-Anwendungen verwendet, hauptsächlich für navigatorische Elemente, z.B. feldabhängige Sichtbarkeiten in Kontaktformularen. Dabei werden keine persönlichen Daten gespeichert. Die Verwendung dieser Funktionalitäten kann durch Einstellung Ihres Browserprogramms ausgeschaltet werden. Durch die Abschaltung kann die Darstellung einiger Elemente beeinträchtigt sein.

In diesem Webauftritt werden sogenannte „Cookies“ verwendet, die dazu dienen, die Online-Erfahrung und Online-Zeit des Nutzers individuell auszugestalten und zu optimieren. Ein Cookie ist eine Textdatei, die entweder temporär im Arbeitsspeicher des Computers abgelegt („Session-Cookie“) oder auf der Festplatte gespeichert wird („permanenter Cookie“). Cookies enthalten z.B. Informationen über die bisherigen Zugriffe des Nutzers auf den entsprechenden Server bzw. Informationen darüber, welche Angebote bisher aufgerufen wurden.

In diesem Webauftritt werden sowohl Session-Cookies als auch permanente Cookies verwendet.

Session-Cookies:
Session-Cookies werden zur Login-Authentifizierung und zum Load-Balancing (Ausgleich der System-Belastung) verwendet. Sie werden nicht auf der Festplatte des Nutzers gespeichert. Mit dem Schließen des Browsers werden sie gelöscht.

Permanente Cookies:
Permanente Cookies dienen dazu, die persönlichen Nutzungseinstellungen, die ein Nutzer bei der Nutzung der Services eingibt, zu speichern, so dass eine Personalisierung und Verbesserung der Services vorgenommen werden kann. Durch die permanenten Cookies wird sichergestellt, dass der Nutzer bei einem erneuten Besuch dieser Webseiten seine persönlichen Einstellungen wieder vorfindet. Diese Dienste speichern die vom Cookie übermittelten Daten ausschließlich anonym. Eine Zuordnung zur IP-Adresse des Nutzers wird nicht vorgehalten.

Cookies in diesem Webauftritt:

  • Collapsiblock (zur Speicherung des letzten Zustands der vom Nutzer verwendeten erweiterbaren/zusammenklappbaren Blöcke)
  • ctools-collapsible-state (zur Speicherung der vom Nutzer ausgewählten Spaltensortierungsoptionen)
  • Drupal_l10n_client (zur Speicherung der vom Nutzer vorgenommenen Spracheinstellungen)
  • Drupal.tableDrag.showWeight (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • Drupal.toolbar.collapsed (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • has_js (zur Feststellung, ob im Browser des Nutzers JavaScript aktiviert ist oder nicht)

Vermeidung von Cookies:
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies abzulehnen. Dies geschieht in der Regel durch die Wahl der entsprechenden Option in den Einstellungen des Browsers oder durch zusätzliche Programme. Näheres ist der Hilfe-Funktion des vom Nutzer verwendeten Browsers zu entnehmen. Entscheidet sich der Nutzer für die Ausschaltung von Cookies, kann dies den Leistungsumfang des Services mindern und sich bei der Nutzung der Dienste dieser Webseiten negativ bemerkbar machen.

6.3. Protokollierung und Erstellung von Logfiles

Wegen aufgetretener sicherheitsrelevanter Ereignisse, z.B. durch versuchte Hackerangriffe, werden bei jedem Zugriff auf alle zentral gehosteten Webseiten relevante Zugriffsdaten gespeichert.

Je nach verwendetem Zugriffsprotokoll beinhaltet der Protokolldatensatz Angaben mit folgenden Inhalten:

  • IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
  • vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (Dateiname etc.)
  • Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt etc.)
  • Name der angeforderten Datei
  • URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
  • Informationen zum Browsertyp
  • Betriebssystem des Nutzers
  • Internetseiten, von denen das System des Nutzers auf die Internetseite der LMU gelangt
  • Internetseiten, die über die Internetseiten der LMU aufgerufen werden

Zweck und Rechtsgrundlage der Protokollierung:
Die gespeicherten Daten werden zu Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe, für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Internetseite auf den Internetserver und – in anonymisierter Form – zur Optimierung des Internetangebotes verwendet. Eine vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist auch erforderlich, um eine Auslieferung der Internetseite der LMU an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse auch für die Dauer der Nutzung der Sitzung gespeichert bleiben. Eine Speicherung zusammen mit anderen personenbezogenen Daten an der LMU findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG.

Aufbewahrungsdauer:
Die protokollierten Daten werden maximal für die Dauer von sieben Tagen gespeichert und dann gelöscht. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, sofern ein sicherheitsrelevanter Verstoß festgestellt wurde. Unabhängig davon ist eine darüber hinausgehende Speicherung möglich. In diesem Fall wird Ihre IP-Adresse gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Auswertung der Protokollierung:
Die Auswertung der Protokolldaten erfolgt durch die zuständige IT-Abteilung (Dezernat VI, Geschwister-Scholl-Platz 1, 80539 München, E-Mail: it.internet@verwaltung.uni-muenchen.de) im Auftrag der LMU unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Soweit die Daten zur Bereitstellung der Internetseite und die Speicherung der Daten in den Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich sind, besteht für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

7.1. Bewerbungs- und Auswahlverfahren

Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens bis zum Ende der rechtlich vorgeschriebenen Fristen; die Daten werden gelöscht, sobald und soweit sie für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und keine Archivierungspflicht besteht. Grundsätzlich erfolgt die Löschung der Daten 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens.

7.2. Durchführung und Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums

Nach Ihrer Aufnahme in die Graduate School of Systemic Neurosciences werden die im Rahmen der Durchführung und Verwaltung Ihres Studiums bzw. Promotionsstudiums erhobenen Daten so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung (Verwaltung des Studiums bzw. Promotionsstudiums, statistische Zwecke, Dokumentationspflichten, Archivzwecke) erforderlich ist, mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Studiums bzw. Promotionsstudiums, unbenommen bleibt die längere Speicherung zum Zwecke der Erfüllung der Archivierungspflicht.

8. Betroffenenrechte

Entsprechend den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Bei einer Verarbeitung zu Archivzwecken besteht jedoch kein Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO (vgl. Art. 26 Abs. 4 Satz 1 BayDSG).

Ein Recht zur Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO besteht nicht, wenn die jeweilige Datenverarbeitung nicht aufgrund Einwilligung oder aufgrund Vertrages erfolgt, sondern aufgrund hoheitlicher Tätigkeit.

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Wird während des laufenden Bewerbungsverfahrens die Löschung der uns zur Verfügung gestellten Daten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Die Art. 18 Abs. 1 Buchst. a, b und d sowie Art. 21 DSGVO sind nicht anzuwenden, soweit diese Rechte voraussichtlich die Verwirklichung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen und diese Beschränkung für die Erfüllung der Archivzwecke notwendig ist (Art. 26 Abs. 5 BayDSG).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für die LMU zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (https://www.datenschutz-bayern.de/).